Dúvidas Frequentes
O que é o ACAUTELAMENTO de Bens Permanentes?
O Acautelamento de bens é uma permissão dada a um servidor para que ele possa sair das dependências do Instituto levando determinado bem consigo, para que exerça função externa. Um exemplo comum acontece com os notebooks que são levados para Home office ou Viagens a trabalho.
Atenção! É proibido sair com qualquer bem permanente do Instituto sem que ele esteja devidamente Acautelado no sistema.
Sou o Servidor Responsável pela carga de bens do meu Setor, como devo registrar o ACAUTELAMENTO de um bem para outro servidor ou para mim e como proceder após o fim desta cautela?
01 -Para cadastrar uma nova Cautela você deve seguir o seguinte caminho no SIPAC:
Portal Administrativo >> Patrimônio Móvel >> Acautelamento >> Abrir Termo de Acautelamento. No campo de busca, digite parcialmente o nome do Detentor responsável pelo bem que será acautelado, o sistema vai sugerir alguns nomes e você seleciona o nome do servidor nas opções dadas. No campo "Unidade de Acautelamento" você irá digitar parcialmente o nome do setor que é responsável pelo bem e selecionar uma opção das sugestões dadas pelo sistema. Na próxima tela você irá buscar o bem pelo número de tombo e adiciona-lo a cautela clicando no botão verde com sinal de "+", logo após clicar no botão continuar. Na próxima tela, após conferir o dados da cautela, é só clicar no botão "Confirmar" e o Acautelamento será criado.
Após isso, o Detentor do bem deve acessar o SIPAC para realizar o recebimento da cautela em Portal Administrativo >> Patrimônio Móvel >> Acautelamento >> Assinar Termo de Acautelamento.
02- Caso os bens tenham sido devolvidos ao setor responsável, é necessário o receptor registrar a sua devolução no SIPAC por meio do seguinte caminho:
Portal Administrativo >> Patrimônio Móvel >> Acautelamento >> Devolver Materiais Acautelados. Buscando-se a cautela pelo respectivo número ou pelo detentor do bem. Para registrar o recebimento, deve-se clicar no ícone no final da linha da cautela selecionada, registrar a data da devolução e clicar em Registrar Devolução.
03- Caso os bens permaneçam sob cautela, é necessário que o responsável pela carga patrimonial registre a prorrogação do prazo de devolução no SIPAC por meio do seguinte caminho:
Portal Administrativo >> Patrimônio Móvel >> Acautelamento >> Renovar/Alterar Termo de Acautelamento.
Buscando-se a cautela pelo respectivo número ou pelo detentor do bem. Ao clicar no ícone no final da linha da cautela selecionada, pode-se alterar o prazo de encerramento da Cautela (caso necessário). Ao clicar em Continuar, tem-se acesso à tela para alteração da Data Prevista para Devolução do(s) bem(ns) desejado(s). Feita a alteração, deve-se continuar à tela seguinte para confirmar a alteração, após conferir se as informações registradas estão corretas.
Após isso, o detentor do bem deve acessar o SIPAC para realizar o recebimento da cautela em Portal Administrativo
>> Patrimônio Móvel >> Acautelamento >> Assinar Termo de Acautelamento.
Atenção! O Acautelamento tem validade máxima de 12 meses, após esse prazo, o bem deve ser devolvido ou o Acautelamento deve ser renovado.
Sou o Servidor responsável pela carga de bens móveis do meu setor, como devo solicitar a TRANSFERÊNCIA de um ou mais bens para outro setor?
Após acordo informal com o setor de destino dos bens, você deve enviar um Memorando Eletrônico para o setor de Patrimônio local informando os seguintes dados:
- Nome do setor de Origem;
- Nome do setor de Destino;
- Número(s) de tombo do(s) Bem(ns).
O Patrimônio fará as movimentações via sistema e disponibilizará o Termo de Transferência para que a Origem, Destino e Patrimônio assinem, isto feito, os setores já podem fazer a movimentação física dos bens.
Atenção! É proibida a movimentação física dos bens antes da assinatura do Termo de Transferência.
Sou o Servidor responsável pela carga de bens móveis do meu setor, como devo solicitar o RECOLHIMENTO de um ou mais bens que não estejam mais em uso ou que sejam inservíveis?
Você deve enviar um Memorando Eletrônico para o setor de Patrimônio local informando os seguintes dados:
- Nome do setor de Origem;
- Nome do setor de Destino;
- Número(s) de tombo do(s) Bem(ns).
O Patrimônio fará a análise da situação. Em caso de bens de grande porte, como Armários e Mesas, o Patrimônio pode precisar de um tempo para relocar o bem em questão. Caso o bem esteja com avarias, deve-se abrir apuração antes de proceder com o recolhimento. Após isso, o recolhimento será realizado via sistema e o Termo de Recolhimento/Transferência será disponibilizado para que a Origem, Destino e Patrimônio assinem, isto feito, o setor já pode fazer a entrega do(s) bem(ns) ao Patrimônio local.
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