Administração se adapta ao trabalho remoto e ações no campus seguem o planejamento previsto

 A portaria nº 1303 expedida pela Reitoria do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) no dia 19 de março de 2020 que estabelece o trabalho remoto na instituição, trouxe alívio aos servidores que, naquela ocasião, deslocavam-se para o trabalho em meio ao início da pandemia do coronavírus no país. Naquele período, algumas medidas que hoje são aplicadas como protocolos sanitários ainda não estavam em vigor por não ter o aval da OMS (Organização Mundial da Saúde) como, por exemplo, o uso obrigatório de máscara e a recomendação de procurar, imediatamente, às unidades de saúde ao sentir os primeiros sintomas da doença, fatores de justificavam o medo de uma infecção pela Covid-19. O temor diante dessa situação não foi diferente no Campus Benedito Bentes, localizado na parte alta de Maceió, no bairro mais populoso da capital alagoana. Contudo, para os funcionários que integram o Departamento de Administração  da unidade de ensino, a legislação interna que garantia a segurança sanitária para eles também trazia uma questão preocupante: como trabalhar de casa com atividades que, em alguns casos exigiam uma situação presencial como, por exemplo, fiscalização de contratos, manutenção de bens patrimoniais e serviços elétricos e hidráulicos?

 Um ano depois, a pandemia se tornou devastadora e se aproxima das 350 mil mortes em todo o país, o que mantém todo o serviço de modo virtual, mas as atividades administrativas desenvolvidas pelos servidores do campus se adaptaram, além das expectativas sobre o exercício do trabalho remoto.

Na avaliação do  Departamento de Administração do Campus Benedito Bentes, as atividades administrativas remotas funcionaram, tanto quanto no modo presencial. “No começo, tivemos que nos adaptar bastante e recorrermos a todas as ferramentas digitais possíveis, principalmente as redes de comunicação como o Whatsapp. O governo foi rápido em nos dar essa resposta, principalmente na realização de reuniões online, por meio do Google Meet, que fez com que houvesse facilidade de promover encontros individuais e coletivos para que a equipe tivesse uma matriz alinhada”, declarou a chefe de Administração, Paula Pradines.

As atividades administrativas remotas funcionaram, tanto quanto no modo  presencial.

Pelo sistema de atividades remotas no Departamento de Administração foi possível executar uma readaptação do miniauditório do campus que ganhou um novo espaço, com maior capacidade e mais equipamentos de comunicação, de acomodação e de eventos. Todos os bens patrimoniais foram revisados com colagens de etiquetas cadastradas de forma eletrônica. Um aplicativo foi desenvolvido pela TI do campus para facilitar o inventário patrimonial que será usado neste ano. A ferramenta, inclusive, pode ser estendida a todo o Ifal. Novos computadores, poltronas e monitores foram adquiridos para facilitar a atividade remota de alguns servidores. Esses bens são cedidos por empréstimo e são acautelados até que os serviços internos se reestabeleçam. Tudo isso para permitir uma estrutura adequada para o trabalho dos servidores em casa", ressaltou a chefe do departamento. 

Para que essas ações fossem concretizadas, a gestão do Campus Benedito Bentes identificou o que podia ser feito para melhorar as condições de trabalho dos professores e alunos ao transformar as ideias em realidade.

Trabalho remoto: quem é quem

A equipe técnica do setor executa as ações buscando junto à Pró-reitoria de Administração, meios que permitam a transferência de crédito para a contratação do serviço proposto. Na Coordenação de Infraestrutura, Manutenção e Transportes (CIMT), os servidores Arthur Farias e Rodrigo Vasco se encarregam de iniciar os trâmites para a nova aquisição, por intermédio de termo de referência, cotação de preços e cadastro de processo. Os funcionários Laudenice Matias e Daniel Emídio acompanham a evolução do processo e o recebimento de crédito no sistema. No momento em que o processo chega à CIMT verifica-se o registro, a regularidade do fornecedor para que ocorra a emissão do empenho, instrumento que representa o compromisso entre a administração pública e o fornecedor. Depois desta etapa e de posse do empenho, o fiscal de contrato agenda a prestação do serviço, acompanha a execução para que ao final seja apresentada uma nota fiscal, certificada e a encaminha para pagamento. O atendimento às demandas de pagamento é feito por Laudenice Matias e Daniel Emídio que, depois de realizar a liquidação da nota fiscal no sistema, aguardam a conclusão do pagamento pelo Setor Financeiro.

Em referência ao instrumento de contrato, o campus conta com o servidor, Jair Monteiro, da Diretoria de Suprimentos. Essas fases são monitoradas pelo Departamento de Administração da unidade de ensino, por meio da chefe Paula Pradines.

Desde o início do ano passado que a coordenação obteve avanços na área de tecnologia da informação e comunicação, por meio dos servidores Ednildo Macena (técnico em informática) e Rodrigo Vasco (técnico em laboratório de informática). O primeiro é responsável por receber empenho de materiais para envio ao fornecedor, acompanhar a entrega e cadastrar as notas fiscais para pagamento. Vasco, por sua vez, monitora todas as demandas de compras e licitações dando suporte sempre que surgem demandas.

O controle de bens patrimoniais tem como responsável o servidor Nícolas Menezes que acompanha a entrega do bem pelo fornecedor e emite relatório mensal dos bens patrimoniais. A gestão patrimonial, financeira e contábil do campus recebeu o apoio do servidor Jorge Luiz. A manutenção hidráulica é realizada pelo servidor Celso Marcos que identifica a normalidade ou inconsistência do sistema.

Apesar das atividades remotas, a administração do campus tem-se feito presente em suas instalações naquelas demandas que necessitam de acompanhamento presencial, tais como instalação de internet, acompanhamento patrimonial

Contatos virtuais

O Departamento de Administração realiza, de forma constante, reuniões virtuais de acompanhamento das atividades para avaliar as ações práticas e as dificuldades encontradas. “Há ainda uma comunicação diária com os servidores, entre eles, os terceirizados que trabalham de forma presencial, porém como o número é reduzido, o isolamento social é feito sem preocupação”, ressaltou Paula Pradines.

O campus dispõe de nove contratos em andamento e que estão sendo renovados. Todos os processos de liquidação e pagamento são executados com agilidade de 72 horas depois que chegam ao setor, informou a chefe do DAP.

As metas e objetivos deste ano foram traçados em uma reunião de planejamento que ocorreu em janeiro deste ano. Todas as propostas de ações de planejamento foram compiladas para gerar um documento que será entregue à Direção Geral do Campus.

“Na parte administrativa, 90% das atividades são exercidas de forma eletrônica nas quais nós conseguimos nos adaptar muito rápido, até porque antes da pandemia tivemos treinamentos sobre cadastramento de processos eletrônicos e essas ferramentas facilitam bastante a execução das tarefas”, finalizou Paula Pradines.