Trânsito de bens do Ifal deve ser antecipado por termo de acautelamento

De acordo com os procedimentos para gestão do patrimônio móvel do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) e demais normas que regem o inventário patrimonial de instituições ligadas à União, os bens permanentes utilizados pelos servidores, em suas atividades funcionais, devem estar guardados na unidade em que estão sediados, mas há casos em que há necessidade de movê-los para atividades externas e são nesses momentos que torna-se necessário algumas ações preventivas, a fim de resguardá-los. Em mais uma reportagem do Direto ao Ponto, vamos abordar como se dá a responsabilização dos servidores de bens em trânsito.

O coordenador de Patrimônio da Reitoria, Jorge Maranhão, explica que os servidores, no exercício de sua função, já são naturalmente os responsáveis pelos bens do local de seu trabalho, mas ao retirá-los provisoriamente, para o serviço externo, o termo de acautelamento é o dispositivo legal apropriado para esses casos.

“Ele é um documento que faz com que a guarda de determinado bem esteja sob a responsabilidade de um servidor, no ato de retirada dele da sede, para outro local. Mas, se por ventura, esse bem vai ficar responsabilizado de forma definitiva, por outro setor, o termo a ser utilizado é o de transferência de responsabilidade”, explicou.

Maranhão ainda pontua que os veículos automotivos e telefones celulares não precisam ser acautelados, porque os contratos estabelecidos com as empresas responsáveis pelo fornecimento do serviço dispensam aquele procedimento. No entanto, qualquer outro material que tiver que ficar fora da sede de forma temporária, exige que no termo seja definido o período em que o bem estará ausente, além de uma data de retorno para o local onde ele está lotado.

“Qual é a importância do termo de acautelamento. Primeiro, para a segurança do bem público; segundo, para a segurança do próprio servidor, porque todo bem deve estar guardado onde ele está lotado, mas se por ventura ele foi tirado para uma atividade externa e o servidor não tenha feito o termo, então toda e qualquer responsabilidade sob algum dano do bem, será ainda maior, porque ele responderá a um processo por ter retirado o bem, sem uma autorização formal”, reforça.

Além disso, o termo evita com que o servidor tenha que responder criminalmente à Polícia Federal, em caso de furtos dos bens destacou Maranhão.

Como fazer o acautelamento?

O responsável pelo setor que detém o bem é a pessoa designada para acautelá-lo. Isso é realizado a partir do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), no Portal Administrativo. No menu Patrimônio Móvel, existe a opção acautelamento de bens, onde o servidor irá preencher os dados como também o futuro detentor do bem a ser acautelado, a unidade e o local a que ele pertence.

“Quando o servidor já tem alguma cautela aberta no nome dele, não pode ser realizado um novo termo. Na verdade o bem deve ser acrescentado ao termo já existente. Por isso, quem acautela tem duas opções: ou abrir cautela, ou adicionar materiais a uma cautela que já esteja aberta”, explicou Maranhão.

O servidor que ficará responsável pelo bem acautelado, deverá também acessar o Portal Administrativo, para fazer o recebimento e assinatura do termo, que poderá ser impresso, ou apenas mantido eletronicamente no sistema.

Para os casos de uso constante de terminados bens, fora da sede, o prazo para a devolução pode ser estabelecido em até um ano. “Isso é muito comum entre os chefes de setores que precisam participar de reuniões fora da sede e por isso levam os notebooks. Então, nestes casos, eles fazem o termo de acautelamento do bem, por um ano”.

Por outro lado, ainda que o bem esteja acautelado, é necessário que o objeto esteja na sede no dia da visita da comissão responsável pelo levantamento patrimonial, para que sejam prestadas contas.

“Todos os bens devem estar disponíveis na sede, no dia da visita da comissão. Caso não esteja fisicamente, a comissão vai notificar essa ausência e o bem deverá ser apresentado, logo após o retorno desse bem ao setor, dentro do prazo do Inventário Patrimonial”, detalha.

Para saber mais, acesse a Portaria Nº 137/GR de 21/01/2016 - Procedimentos de Patrimônio.