Simplificação de rotinas e redução de custos são os avanços da Administração do Ifal

Não se pode dizer que cuidar das contas do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) seja uma tarefa fácil, mas quando o técnico Heverton Andrade tomou posse, como pró-reitor de Administração (Proad), a convite do professor Carlos Guedes, os primeiros meses tornaram-se uma missão quase impossível. É que naquele momento havia um bloqueio da ordem de R$ 19,1 milhões, do Governo Federal, fazendo com que a equipe tomasse várias medidas com a intenção de lidar melhor com as restrições orçamentárias.

“Isso foi feito para que serviços essenciais não fossem interrompidos. Algumas bolsas foram reduzidas em seu tempo de duração, ou novas não foram abertas. Houve manutenção de alguns contratos, porque se entendeu que, ao quebrar com eles, teríamos prejuízos”, comentou o Pró-reitor, à época.

Um ano depois, o desafio não parece menor. É que a pandemia da Covid-19 e a suspensão das atividades acadêmicas presenciais exigiu novas adaptações, não só de ordem orçamentária, mas que incidiam na própria continuidade das atividades administrativas da instituição.

Heverton ressalta que este ano de experiência à frente da gestão possibilitou que o Ifal enfrentasse melhor os novos desafios.

“A implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), em março passado, foi essencial para a manutenção das atividades remotas nesse período de pandemia, sendo realizados 13 treinamentos para a comunidade do Ifal, contando com cerca de mil participantes”, comenta.

A medida acabou com a necessidade de tramitação de arquivos físicos e reduziu a quantidade de papel utilizado.

“A partir dela, o prazo médio para a liquidação e pagamento a fornecedores foi reduzido pela metade, se comparados os meses de março abril e maio de 2019 e 2020”, acrescentou Heverton.

Tais mudanças nos procedimentos ocorreram meses após o início da emissão de portarias e Boletim de Serviços, na forma eletrônica, implantado em agosto de 2019. Foi a partir daquele mês que as portarias da instituição passaram a ser emitidas eletronicamente, deixando mais célere e dando maior transparência aos atos administrativos.

“Desde então, os boletins de serviços estão sendo publicados diariamente. Anteriormente eles eram publicados mensalmente”, comentou Fernanda Cândido, coordenadora de Protocolo e uma das responsáveis pela migração dos procedimentos físicos para eletrônicos.

Descentralização e integração das ações administrativas

Visando o fortalecimento da autonomia das unidades, no planejamento e execução de suas atividades, foram criadas os CNPJs e Unidades de Administração de Serviços Gerais (UASGs) de quatro campi: campi Batalha, Coruripe, Rio Largo e Viçosa, dando a estas unidades a possibilidade de realizar suas próprias licitações.

Ao mesmo tempo, buscou-se integrar as ações das 16 unidades do Ifal, com a adoção de nova metodologia de planejamento das compras comuns, a partir da instituição de seis regionais, no gerenciamento e condução de aquisições e contratações de produtos e serviços do Calendário de Compras Comuns 2020.

Além disso houve, a elaboração de um calendário comum de compras de materiais de consumo para laboratórios. Segundo o gestor, tais medidas visam a coordenação das compras de insumos, facilitando o planejamento e sua aquisição.

Otimização de recursos

Outras ações foram tomadas não só com a intenção de redução de custos e otimização dos recursos disponíveis, como também para o desenvolvimento sustentável da instituição, como a contratação de fontes de energia elétrica renovável, com a aquisição de sete usinas fotovoltaicas, de energia solar.

Com isso, os campi Maragogi, Murici, Penedo, Arapiraca, Coruripe, Palmeira dos Índios e Piranhas irão fazer uso de energia renovável gerada dentro de suas próprias estruturas.

A medida custou quase R$ 3,1 milhões e produzirá em média, 120.000 kwh/mês, resultando em uma economia de cerca de R$ 50 mil mensais nas contas de energia elétrica da instituição, ou 80% do valor das despesas com a luz, em cada unidade beneficiada. 

“O investimento tem retorno garantido, uma vez que a garantia de geração do sistema é de 25 anos e o retorno do investimento em torno de cinco anos”, pontua o professor Márcio Azevedo, que fez o estudo para o dimensionamento de cada campi, além dos cálculos médios de geração e economia.

Ainda como forma de aproveitamento dos espaços da instituição, a Proad fez uma reorganização do subsolo do prédio da Reitoria e incrementou a quantidade de vagas de estacionamento disponíveis. Além disso, possibilitou a centralização do recebimento e o envio de processos e documentos aos campi na Coordenação de Protocolo da Reitoria.

“Assim, a Proad tem atuado firmemente na busca pela simplificação de processos e otimização dos fluxos das áreas orçamentárias, financeira, administrativa, patrimonial e de suprimentos, com foco no alcance dos objetivos estratégicos postos no Plano de Desenvolvimento Institucional”, comentou Heverton.

Veja um resumo dessas atividades no nosso vídeo de um ano da nova gestão.