Reitoria altera procedimentos na emissão de portarias e resoluções

A partir do próximo dia 12 de agosto, a emissão e assinatura de portarias e resoluções será um processo restritamente eletrônico, no Instituto Federal de Alagoas (Ifal). A decisão foi publicada na última segunda-feira, 29 de julho, com a Portaria Nº 2345/GR, que estabeleceu o uso exclusivo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), para a emissão daqueles documentos e publicações no Boletim de Serviços. No documento, também estão estabelecidos os setores-chave, que poderão atuar como unidades cadastradoras no Sipac.

Até o momento as portarias são emitidas de maneira física, por meio de três vias, que precisam ser assinadas pelo reitor, ou de diretores de unidades. Quando entrar em vigor, além da disponibilização dos documentos no Sipac, não serão mais emitidas as três vias impressas e os interessados serão cadastrados para receber as notificações, por e-mail.

De acordo com a arquivista Fernanda Cândido, a decisão visa agilizar os processos e ainda economizar no uso de impressos, já que somente este ano foram emitidas cerca de 2 mil portarias. 

“Vai ser bom também para o Assentamento Funcional Digital do Servidor, a partir de agora, essas portarias poderão serão colocadas diretamente no assentamento, por meio eletrônico. Quando eram três vias, ficava uma com o servidor, outra ia para a pasta dele e a outra via permanecia no setor correspondente, agora vai ficar tudo no formato eletrônico e não será preciso a sua impressão”, explicou Fernanda.

O Boletim de Serviços também terá sua produção facilitada, a partir do Sipac. Com o uso do sistema, todas as portarias poderão ser compiladas de modo eletrônico, facilitando, inclusive, a busca dos documentos, pelos usuários. “Ele vai ficar acessível ao público, dando muito mais transparência aos processos”, acrescentou a servidora.

Outro ponto positivo para a mudança no procedimento é o controle das portarias. Atualmente, isso é realizado de forma manual, mas a partir de seu cadastro, no sistema, a numeração das portarias será realizada de maneira automática e com isso, haverá a unificação dos dados.

Mudança na cultura organizacional

A ação visa institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades acadêmicas e administrativas do Ifal. Ela foi possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica, atendendo à determinação do Decreto nº. 8.539, de 08 de outubro de 2015 e realizada mediante o compromisso da gestão do professor Carlos Guedes com a desburocratização dos procedimentos administrativos.

A alteração do procedimento acontece a partir da parceria entre as pró-reitorias de Administração (Proad), de Desenvolvimento Institucional (Prdi) e a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI).  Para tirar dúvidas sobre a mudança, os servidores da Reitoria e dos campi, estarão reunidos no próximo dia 7 de agosto, no Campus Maceió.