Quer ter acesso aos atos administrativos do Ifal? Saiba como!

Neste mês de dezembro o Portal do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) inicia uma série de reportagens que visam esclarecer e tirar dúvidas sobre procedimentos da vida funcional dos servidores. Hoje, iniciamos o projeto  "Direto ao Ponto" com uma conversa com a coordenadora de Protocolo, Fernanda Cândido, para falar sobre uma nova prática institucional, que apesar de ter iniciado em agosto deste ano, ainda está em processo de aperfeiçoamento: a disponibilização de atos administrativos, por meio eletrônico.

A iniciativa visa dinamizar e desburocratizar o acesso aos processos Ifal. Além disso, ela não só irá diminuir a quantidade de papel utilizado nos procedimentos administrativos da instituição, como também facilitar aos usuários a consulta sobre os temas que lhes são pertinentes, registradas em portarias, resoluções e deliberações.

O serviço está disponível desde o dia 9 de agosto, no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Fernanda comenta que ao acessar o sistema, o usuário pode realizar o login e fazer a busca pelas informações tanto, por meio do "Portal administrativo" > "Comunicação" > "Boletim de Serviço"; como no "Portal administrativo" > “Protocolo” > "Documentos" > "Consultar documento". 

No primeiro caminho é possível fazer a consulta do informativo, por meio de palavras-chave, a partir dos dados da pessoa interessada, ou dos próprios dados utilizados nos registro das portarias, caso o servidor os possua. No segundo caminho é possível visualizar o documento original (Portaria, Deliberação ou Resolução).

“No Boletim de Serviço estão todos os boletins, com as portarias, deliberações e resoluções dos conselhos da instituição, publicadas desde 2012. Nas portarias antigas, a busca por palavras-chave não é possível porque os documentos foram escaneados e estão em forma de imagem, já naquelas realizadas a partir de agosto, isso se faz de forma fácil, porque os arquivos estão em formato PDF”, detalha.

Maior periodicidade dos boletins

A arquivista lembra que no momento em que foi implantada a criação eletrônica de Portarias, os boletins de serviço passaram a ser publicados semanalmente, mas hoje são publicados diariamente.

“Essa mudança se deu porque antes, os campi redigiam as portarias, mas elas tinham que ser enviadas  e reunidas pela Secretaria do Gabinete, para que se fizesse o boletim e isso demandava tempo, porque os dados precisavam ser organizados e escaneados. Agora, as portarias cadastradas são enviadas em forma de informativo, de maneira eletrônica, para serem reunidas pela Secretaria. Então os servidores cadastram as portarias, informam o conteúdo e a secretaria puxa essas informações para colocar no Boletim de Serviços”.

Os servidores responsáveis pelo cadastro das portarias também foram orientados a cadastrar todos os servidores interessados, para que estes sejam comunicados, quando citados nos atos administrativos.

“Ao ser cadastrada a portaria, o servidor irá receber a mensagem de cadastro, por email. No caso de comissões, se são 10 pessoas, por exemplo, todas elas devem ser cadastradas como interessadas”. Caso o servidor não encontre as portarias no boletim de serviços, é porque elas não foram informadas à secretaria, acrescentou Fernanda.

Informações disponíveis à comunidade

Para quem não é servidor e tem interesse em acessar às mesmas informações, o Sipac possibilita à comunidade a busca de conteúdo por meio dos boletins de serviços, mesmo sem precisa estar logado. Eles podem ser encontrados a partir das datas de publicação, de temas e/ou palavras-chave, na página do sistema.

Fernanda adiciona que em breve todos os processos serão eletrônicos, "A gente ainda está estudando o sistema, para colocar isso em vigência em 2020”, comentou a servidora.

A disponibilização de atos administrativos, por meio eletrônico, seguem os objetivos estratégicos do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI)  2019-2023: 4. otimizar a gestão de recursos, maximizando a captação e melhorando a qualidade do gasto; 7. assegurar práticas de gestão sustentável e eficiente dos recursos socioeconômicos e ambientais e 13. consolidar a gestão de processos no Ifal.