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Quer ter acesso aos atos administrativos do Ifal? Saiba como!

Reportagem traz informações de como fazer buscas de documentos diversos da instituição

por Jhonathan Pino - jornalista publicado: 03/12/2019 08h56 última modificação: 03/12/2019 12h47

Neste mês de dezembro o Portal do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) inicia uma série de reportagens que visam esclarecer e tirar dúvidas sobre procedimentos da vida funcional dos servidores. Hoje, iniciamos o projeto  "Direto ao Ponto" com uma conversa com a coordenadora de Protocolo, Fernanda Cândido, para falar sobre uma nova prática institucional, que apesar de ter iniciado em agosto deste ano, ainda está em processo de aperfeiçoamento: a disponibilização de atos administrativos, por meio eletrônico.

A iniciativa visa dinamizar e desburocratizar o acesso aos processos Ifal. Além disso, ela não só irá diminuir a quantidade de papel utilizado nos procedimentos administrativos da instituição, como também facilitar aos usuários a consulta sobre os temas que lhes são pertinentes, registradas em portarias, resoluções e deliberações.

Já logado no Sipac, o servidor poderá acessar os atos no Portal Administrativo.pngO serviço está disponível desde o dia 9 de agosto, no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Fernanda comenta que ao acessar o sistema, o usuário pode realizar o login e fazer a busca pelas informações tanto, por meio do "Portal administrativo" > "Comunicação" > "Boletim de Serviço"; como no "Portal administrativo" > “Protocolo” > "Documentos" > "Consultar documento". 

No primeiro caminho é possível fazer a consulta do informativo, por meio de palavras-chave, a partir dos dados da pessoa interessada, ou dos próprios dados utilizados nos registro das portarias, caso o servidor os possua. No segundo caminho é possível visualizar o documento original (Portaria, Deliberação ou Resolução).

No Boletim de Serviço estão todos os boletins, com as portarias, deliberações e resoluções dos conselhos da instituição, publicadas desde 2012. Nas portarias antigas, a busca por palavras-chave não é possível porque os documentos foram escaneados e estão em forma de imagem, já naquelas realizadas a partir de agosto, isso se faz de forma fácil, porque os arquivos estão em formato PDF”, detalha.

Acesse a seção Comunicação, do Portal Administrativo, para fazer buscas de Boletins de Serviços e atos administrativos.png

Maior periodicidade dos boletins

A arquivista lembra que no momento em que foi implantada a criação eletrônica de Portarias, os boletins de serviço passaram a ser publicados semanalmente, mas hoje são publicados diariamente.O acesso aos documentos também pode ser realizado pelo Módulo Protocolo.png

Essa mudança se deu porque antes, os campi redigiam as portarias, mas elas tinham que ser enviadas  e reunidas pela Secretaria do Gabinete, para que se fizesse o boletim e isso demandava tempo, porque os dados precisavam ser organizados e escaneados. Agora, as portarias cadastradas são enviadas em forma de informativo, de maneira eletrônica, para serem reunidas pela Secretaria. Então os servidores cadastram as portarias, informam o conteúdo e a secretaria puxa essas informações para colocar no Boletim de Serviços”.

Os servidores responsáveis pelo cadastro das portarias também foram orientados a cadastrar todos os servidores interessados, para que estes sejam comunicados, quando citados nos atos administrativos.

Ao ser cadastrada a portaria, o servidor irá receber a mensagem de cadastro, por email. No caso de comissões, se são 10 pessoas, por exemplo, todas elas devem ser cadastradas como interessadas”. Caso o servidor não encontre as portarias no boletim de serviços, é porque elas não foram informadas à secretaria, acrescentou Fernanda.A coordenadora do Protocolo, Fernanda Cândido, pontua que até 2020 todos os processos devem ser realizados de forma eletrônica.JPG

Informações disponíveis à comunidade

Para quem não é servidor e tem interesse em acessar às mesmas informações, o Sipac possibilita à comunidade a busca de conteúdo por meio dos boletins de serviços, mesmo sem precisa estar logado. Eles podem ser encontrados a partir das datas de publicação, de temas e/ou palavras-chave, na página do sistema.

Fernanda adiciona que em breve todos os processos serão eletrônicos, "A gente ainda está estudando o sistema, para colocar isso em vigência em 2020”, comentou a servidora.

A disponibilização de atos administrativos, por meio eletrônico, seguem os objetivos estratégicos do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI)  2019-2023: 4. otimizar a gestão de recursos, maximizando a captação e melhorando a qualidade do gasto; 7. assegurar práticas de gestão sustentável e eficiente dos recursos socioeconômicos e ambientais e 13. consolidar a gestão de processos no Ifal.