Plataforma desenvolvida por alunos gerencia contratos e processos de estágio do Ifal

Desde abril deste ano, o Instituto Federal de Alagoas (Ifal) vem contando com uma solução tecnológica para facilitar o contato entre estudantes e egressos da instituição com o mundo do trabalho. Ao permitir o controle das relações de estágio e Jovem Aprendiz em uma única plataforma, o Sistema de Estágios e Jovem Aprendiz, ou simplesmente Seja, é capaz de identificar a situação dos estudantes e proporcionar o gerenciamento automático dos processos.

O sistema de software foi desenvolvido dentro próprio Ifal, com a ajuda de alunos do curso de Sistemas de Informação, do Campus Maceió, Lucas Gabriel Peixoto e Lucilene da Silva Bezerra. Eles participaram do projeto de Extensão homônimo, coordenado pelo professor Leonardo Fernandes. A ideia nasceu da servidora da reitoria Dilliani Barros que buscou uma solução para demandas existentes no Departamento de Extensão, Estágios e Egressos, onde atua.

“Antes do Seja, a gestão dos estágios em todo o Ifal era feita manualmente, sem controle centralizado, com informações espalhadas em planilhas ou arquivos físicos nos campi. Como chefe de departamento, eu não tinha visibilidade sobre quantos alunos estavam estagiando ou onde estavam atuando. Com o surgimento da demanda do Programa Jovem Aprendiz no Ifal, a necessidade de um sistema tornou-se inadiável, pois seria impossível controlar o registro dos aprendizes junto ao Ministério do Trabalho e Emprego sem uma solução tecnológica”, detalha Diliani.

Por meio do sistema, é possível fazer o preenchimento automático de documentos, reduzindo o tempo e os erros humanos; o envio automático de e-mails, com o acompanhamento das etapas do estágio e do programa Jovem Aprendiz com notificações automáticas para servidores, alunos e empresas; a gestão completa de relações, abrangendo termos de compromisso, aditivos, renovações, encerramentos, certificados e relatórios, em conformidade com a legislação vigente e a informatização completa dos processos promovendo eficiência e transparência.

“Hoje, o próprio estudante cadastra o estágio no Seja, um dos coordenadores do Ifal aprova ou corrige o cadastro. O professor aceita orientar o estágio pelo sistema. Um clique no celular. O Seja gera toda a documentação. Até o relatório de estágio é preenchido pelo aluno e corrigido pelo professor diretamente no sistema.

Desenvolvimento contou com diálogo de alunos com servidores

A construção da plataforma passou por desafios pessoais e tecnológicos. Os estudantes envolvidos no projeto tiveram que equilibrar suas responsabilidades acadêmicas com as demandas do desenvolvimento do Seja. Lucas Gabriel e Lucilene da Silva estavam terminando o curso de Sistemas de Informação, quando foram convidados pelo professor Leonardo para participar da elaboração do sistema, por meio de um projeto de extensão.

Antes de colocarem a mão na massa, eles tiveram que conversar com os setores envolvidos para entender os fluxos existentes e necessidades que o novo sistema deveria atender. Além disso, os dois dividiram as tarefas: Lucas ficou com o backend, com a elaboração dos processos produção do banco de dados, e  Lucilene, frontend, pela interface e interação com o cliente. 

Leonardo lembra que até então, cada campus tinha formas diferentes de fazer a sua própria gestão de estágio, por isso, o desafio foi conversar com diferentes atores e uniformizar o processo com foco na eficiência e na experiência do usuário. O sistema ficou tão bom, que foi apresentado como Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) dos dois profissionais.

“No aspecto tecnológico, enfrentamos vários desafios. Queríamos que o Seja se integrasse a diferentes sistemas acadêmicos. No caso do Ifal, integramos com o SIGAA, mas deixamos o Seja facilmente adaptável a outros sistemas usados em instituições de ensino. Além disso, a segurança dos dados foi uma prioridade desde o começo, então mantemos diálogo constante com a DTI para nos ajudar”, pontuou o professor.

Outro ponto levado em consideração pela equipe foi deixar o sistema intuitivo e fácil de usar, tanto para coordenadores, estudantes e orientadores. “Isso significou realizar diversos testes de usabilidade, coletar feedback contínuo e fazer ajustes para melhorar a experiência do usuário. Isso, claro, envolveu a escolha de tecnologias adequadas e a otimização constante do sistema”, acrescentou Leonardo.