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Ifal deve economizar cerca de 18 mil impressões por ano com portarias eletrônicas

Medida passa a ser implantada a partir desta segunda-feira em toda a instituição

por Elaine Rodrigues publicado: 12/08/2019 09h26 última modificação: 15/08/2019 16h48
Servidoras da Secretaria de Gabinete recebendo as primeiras portarias eletrônicas do Ifal

Servidoras da Secretaria de Gabinete recebendo as primeiras portarias eletrônicas do Ifal

Muito papel deve deixar de circular na Reitoria e nos campi do Instituto Federal de Alagoas. A partir desta segunda-feira, 12, as portarias passam a ser eletrônicas, uma medida que busca trazer mais eficiência aos trâmites da administração e também deve economizar cerca de 18 mil impressões por ano.

De acordo com a arquivista Fernanda Cândido, no ano passado o Ifal emitiu cerca de seis mil portarias e, este ano, somente a Reitoria já emitiu cerca de 2.500 portarias. Cada documento era impresso em três vias ou mais para que fosse entregue aos servidores interessados, como é o caso da portaria que cria comissões ou a relacionada à fiscalização de contratos. “A ideia é que, a princípio, as portarias só sejam impressas caso precisem constar em algum processo físico ou pasta funcional do servidor. Mas quando o Instituto estiver operando todos os processos eletronicamente e o assentamento funcional digital estiver implantado, essas impressões não precisarão mais existir”, explicou Fernanda.

A medida que altera os procedimentos na emissão de portarias e resoluções vem da decisão publicada na portaria nº 2345/GR, que estabelece o uso exclusivo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) para a emissão dos documentos e a publicação do Boletim de Serviços. “Foi uma decisão necessária de desburocratização que foi tomada para otimizar o trabalho dos servidores de todas as áreas”, explicou o reitor do Ifal, Carlos Guedes.

Os servidores e o público em geral poderão acessar as portarias pelo Sipac. Os servidores da instituição também serão notificados das portarias que têm interesse, bastando para isso manter os dados cadastrais atualizados, principalmente o e-mail.

Ações administrativas

Outras mudanças realizadas recentemente foram a adoção de um novo modelo de contratação de professores substitutos, delegação de competências, readequação da estrutura da Reitoria e estruturação dos setores para viabilizar videoconferências. Na Reitoria também foi implantada uma sala de convivência para promover a integração e dar mais conforto aos servidores que optam por fazer refeições no prédio.

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