Ifal deve economizar cerca de 18 mil impressões por ano com portarias eletrônicas

Muito papel deve deixar de circular na Reitoria e nos campi do Instituto Federal de Alagoas. A partir desta segunda-feira, 12, as portarias passam a ser eletrônicas, uma medida que busca trazer mais eficiência aos trâmites da administração e também deve economizar cerca de 18 mil impressões por ano.

De acordo com a arquivista Fernanda Cândido, no ano passado o Ifal emitiu cerca de seis mil portarias e, este ano, somente a Reitoria já emitiu cerca de 2.500 portarias. Cada documento era impresso em três vias ou mais para que fosse entregue aos servidores interessados, como é o caso da portaria que cria comissões ou a relacionada à fiscalização de contratos. “A ideia é que, a princípio, as portarias só sejam impressas caso precisem constar em algum processo físico ou pasta funcional do servidor. Mas quando o Instituto estiver operando todos os processos eletronicamente e o assentamento funcional digital estiver implantado, essas impressões não precisarão mais existir”, explicou Fernanda.

A medida que altera os procedimentos na emissão de portarias e resoluções vem da decisão publicada na portaria nº 2345/GR, que estabelece o uso exclusivo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) para a emissão dos documentos e a publicação do Boletim de Serviços. “Foi uma decisão necessária de desburocratização que foi tomada para otimizar o trabalho dos servidores de todas as áreas”, explicou o reitor do Ifal, Carlos Guedes.

Os servidores e o público em geral poderão acessar as portarias pelo Sipac. Os servidores da instituição também serão notificados das portarias que têm interesse, bastando para isso manter os dados cadastrais atualizados, principalmente o e-mail.

Ações administrativas

Outras mudanças realizadas recentemente foram a adoção de um novo modelo de contratação de professores substitutos, delegação de competências, readequação da estrutura da Reitoria e estruturação dos setores para viabilizar videoconferências. Na Reitoria também foi implantada uma sala de convivência para promover a integração e dar mais conforto aos servidores que optam por fazer refeições no prédio.