DTI abre inscrições para módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do Suap

A Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRDI) iniciou inscrições para o treinamento de servidores do módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). As inscrições estão abertas por meio do preenchimento de formulário eletrônico.

Neste primeiro momento estão sendo ofertadas três turmas, com início no dia 4, 11 e 18 de maio. O curso tem carga horária de 15 horas, sendo três horas por dia de curso.

De acordo com Fernando Corado, diretor de Tecnologia da Informação, objetivo da ação é atender ao maior número possível de participantes, “a capacitação será ofertada em turmas distintas, em momentos diferentes, permitindo melhor adequação às rotinas das unidades”.

Sobre o Suap

O Suap faz parte de uma mudança estrutural na gestão do Instituto Federal de Alagoas (Ifal), de migração dos sistemas acadêmicos e administrativos. Para Carolina Duarte, pró-reitora da PRDI, a iniciativa marca um novo momento para a instituição, com a integração das atividades em uma única plataforma, proporcionando mais agilidade, modernização, segurança e eficiência nos serviços prestados à comunidade acadêmica.

“A implementação, conduzida pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), envolve desafios técnicos e tecnológicos relevantes, incluindo integração de sistemas, migração de dados e adequação de processos institucionais. Ainda assim, o esforço institucional representa um avanço estratégico, ao eliminar custos com sistemas anteriormente utilizados e fortalecer a autonomia tecnológica do Ifal”, detalha a gestora.

O sistema foi desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte. De código aberto e criado com foco nas especificidades dos institutos federais, seus módulos são integrados e estruturados para atender, de forma articulada, as áreas acadêmicas, administrativas, de gestão de pessoas, ensino, pesquisa e extensão.

A migração dos módulos acadêmicos vem sendo estabelecidas parcialmente nas unidades de ensino, por meio dos sistemas acadêmicos. Em maio, os campi Maceió e Penedo devem encerrar esse ciclo.

“O processo vem sendo conduzido de forma gradual e assistida, com testes, validações e ajustes em ambiente de homologação antes da entrada definitiva em produção. Essa etapa é fundamental para garantir a segurança na migração dos dados e a adequada configuração dos fluxos institucionais, reduzindo impactos nas atividades acadêmicas e administrativas”, detalha Carolina.

Na fase seguinte terá início a migração o Processo Eletrônico, com a implantação do módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do SUAP, que permitirá a tramitação totalmente digital dos processos institucionais.

“A nova etapa trará ganhos como: maior controle e rastreabilidade dos processos; padronização dos fluxos administrativos; redução do uso de papel; integração com os demais módulos do sistema e mais agilidade e transparência na gestão”, detalha o professor.

A cada etapa de migração, a DTI realizará ciclos de treinamentos intensivos e síncronos, voltados a todos os usuários que atuam na movimentação de processos, incluindo servidores e colaboradores terceirizados.

“A implantação exige planejamento estruturado, especialmente para a transição entre sistemas. Para isso, será definida uma janela de migração, com suspensão temporária da movimentação de processos no sistema atualmente utilizado”, observou Carolina.

A previsão é que essa transição ocorra na segunda quinzena de junho, em data a ser amplamente divulgada à comunidade acadêmica, podendo coincidir com o período do feriado de 24 de junho. A partir da conclusão da migração, todos os processos eletrônicos do Ifal passarão a ser tramitados exclusivamente no Suap, com expectativa de plena operação já no segundo semestre.

Escuta da comunidade e melhoria contínua

Ao final da migração em todos os campi, a DTI pretende realizar uma pesquisa junto à comunidade acadêmica para avaliar a experiência de uso do sistema e identificar pontos de melhoria.

“Esse momento será fundamental para o aperfeiçoamento contínuo da ferramenta. A partir da consolidação da implantação, queremos ouvir a comunidade acadêmica. Esse feedback será essencial para identificarmos oportunidades de melhoria e aprimorarmos, de forma contínua, o uso do sistema no IFAL”, destacou Carolina.

A comunidade acadêmica pode acompanhar todo o processo a partir de página que reúne informações sobre o projeto, funcionalidades e cronograma de implantação. Acesse aqui!