Dissertação de mestrado avalia aceitação do Sipac na Reitoria do Ifal

O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) que informatiza os fluxos  da área administrativa do Instituto Federal de Alagoas é aceito pela maioria dos servidores que compõem a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) da instituição federal. A conclusão é de uma pesquisa que se tornou dissertação do mestrado em Controladoria, da Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE) com autoria de Gesualdo Menezes Cavalcante, Contador e servidor do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), vinculado à Pró-reitoria de Administração (Proad)  do instituto. Os percentuais apurados indicam que 80,5% dos 46 servidores da Proad  disseram que o uso o sistema é fácil ou de livre de esforço.

A pesquisa, realizada no período de 30 de outubro a 24 de novembro de 2017, teve como base a Teoria Unificada de Aceitação e Uso de Tecnologia (UTAUT), desenvolvida nos Estados Unidos no ano de 2003 pelos pesquisadores Viswanath Venkatesh, Michael Morris, Gordon Davis e Fred Davis e que foi proposta como ferramenta para os gestores que tinham a necessidade de observar a probabilidade de sucesso da inserção de novas tecnologias nas organizações e ajudá-los a entender quais seriam os sinalizadores de sua aceitação.

Segundo os autores, o modelo UTAUT é baseado em quatro Construtos Determinantes que podem explicar as intenções dos usuários em utilizar um sistema e seu comportamento posterior. A expectativa de desempenho “que é o grau em que um indivíduo acredita que o uso de uma nova tecnologia aumentará seu desempenho no trabalho”; a Expectativa de Esforço “considerada como sendo o grau de facilidade associada ao o uso do sistema”; a Influência Social “percepção que o indivíduo tem de que pessoas importantes acreditam que ele deveria usar o sistema”; e as condições facilitadoras “mensura o grau em que um trabalhador acredita que existe uma infraestrutura organizacional e técnica para suportar o uso do sistema.

Gesualdo Menezes explicou que o interesse pelo tema surgiu da percepção de que, apesar de o SIPAC ser uma solução para resolver o problema da falta de integração dos processos internos do IFAL, foi detectado por ele que, em alguns casos o sistema era subutilizado, pois havia resistência de alguns servidores em utilizá-lo. No período da apuração de dados, dos 49 servidores lotados na Proad, 46 participaram da pesquisa, além dos cinco gestores que acompanharam o processo de implantação do sistema no IFAL.

O SIPAC foi criado na Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e se tornou uma referência no serviço público federal no processo de informatização de serviços administrativos como orçamento, patrimônio, transportes e almoxarifado.

“A pesquisa teve o objetivo geral de avaliar o nível  de aceitação e uso do sistema Sipac no entanto, alguns objetivos secundários foram levados em consideração, tais como: verificar o uso do Sipac  por seus usuários; analisar a aceitação e uso  do Sipac por seus usuários, buscando oferecer subsídios teóricos e práticos para melhoria do processo de manutenção dos módulos já implantados e para implantação de novos módulos do Sipac. No âmbito geral, o Sipac foi aceito e esse grau de aceitação no decorrer dos anos estabeleceu junto à instituição melhor produtividade, visibilidade e prestação de serviços ao cidadão com mais eficiência”, destacou o autor da dissertação que a defendeu em fevereiro deste ano.

Durante a investigação foram formuladas 22 perguntas aos servidores subordinados às diretorias da Proad e 17 para os gestores. Gesualdo Menezes disse ainda que foi possível verificar, ao finalizar a dissertação, que o Sipac de um forma geral é aceito e utilizado pela maioria de seus usuários na Reitoria do Ifal e, como comprovação, ele citou o exemplo de setores onde não existiam sistemas informatizados e que foram contemplados pelo sistema como o setor de Almoxarifado, cujas requisições de materiais eram feitas por meio de ficha kardex.

Na visão dos gestores, conforme aponta a pesquisa, o sistema proporcionou otimização no tempo de realização dos trabalhos, mais rapidez na localização de processos, aumento da produtividade, integração dos processos internos, melhor qualidade e agilidade nas tomadas de decisões.

“Análises descritivas dos questionários dos três grupos e diretores que formam a Proad sinalizaram níveis de utilização e aceitação do Sipac  entre os usuários. Os servidores lotados na sala da Proad, Manutenção, Transportes e Protocolo são os que mais aceitam e utilizam o sistema. Já os servidores da DOF foram identificados como o grupo que apresenta maiores resistências ou dificuldade em utilizar e aceitar o sistema, pois a expectativa de esforço, a expectativa de desempenho e de influência social apontou percentuais de respostas abaixo dos 50%, chegando a um percentual inexpressivo de utilização e aceitação de 11,7% no construto influência social”, destacou o autor.

Outro detalhe apurado na pesquisa foi a identificação de uma diferença entre os grupos de servidores lotados na Proad que revela que os usuários da DOF são os que menos recebem suporte técnico quando há dificuldades com o sistema Sipac. Outra diferença indica que os usuários com menor tempo de experiência na utilização do sistema (até cinco anos) são os que mais têm recebido apoio da instituição. Em comparações entre grupos, os testes de significância entre o tempo de utilização com o sistema Sipac revelaram que os servidores com mais tempo de utilização possuem mais facilidade de aprender a operar o sistema, indicando que o grau de esforço desprendido para o uso do sistema vai diminuindo à medida que o tempo de utilização vai aumentando. 

Algumas barreiras para a plena utilização do Sistema Sipac também foram identificadas, entre elas: a ausência e baixo nível de treinamento; resistências iniciais ligadas à cultura, subutilização do sistema, demora no suporte, interface poluída doSipac em alguns módulos, carência na padronização, sistematização, comunicação e na implantação e atualização dos módulos, que, segundo o autor, pode ter acarretado a falta de motivação e conscientização dos usuários da importância do sistema para a instituição.

“As informações colhidas na dissertação são relevantes para os gestores e servidores públicos que utilizam o Sipac, para a UFRN, instituição criadora do sistema, para o suporte de TI e empresas credenciadas para dar suporte nas diversas instituições públicas do Brasil”, declarou Gesualdo Menezes que ao concluir a pesquisa destacou que os investimentos realizados com o sistema Sipac no Ifal aumentaram a produtividade de seus servidores, gerando uma melhor qualidade e agilidade no atendimento aos alunos e à população e trouxe à instituição uma melhor visibilidade e credibilidade", ressaltou Gesualdo Menezes.