Capacitação prepara servidores para tornar processos inteiramente eletrônicos

Desde a última terça-feira, 20, fiscais de contrato do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) estão participando da Capacitação para o Processo Eletrônico Nacional (PEN) na sala de reunião da Reitoria. A atualização realizada por servidores da Coordenação de Protocolo e Arquivo visa inserir os envolvidos com o fluxo de pagamento e execução financeira à produção de processos inteiramente eletrônicos, a partir do dia 2 de abril.

Pedro Souza, um dos arquivistas responsáveis pela capacitação, lembrou que inicialmente as mudanças serão realizadas na execução financeira, mas com o tempo, outros tipos de processo passarão pelo procedimento de disponibilização eletrônica.

“A previsão é que depois de 60 dias, os servidores sejam capacitados para os novos tipos de processos. A meta é que a gente atinja todos os tipos de procedimentos, que eles possam ser feitos por meio eletrônico. No momento, queremos implantar na reitoria, para depois abranger para as outras unidades”, enfatizou.

Juntos com ele, a arquivista Fernanda Cândido e o responsável pelo Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), Deyvison Queirós, estão instruindo quatro turmas de servidores da reitoria e de cinco campi, cujo fluxo de pagamento estejam ligados a ela. “Queremos primeiramente identificar os erros existentes aqui dentro, para deixar tudo ajustado, para quando abrangermos para os outros campi, já esteja rodando tudo bem, evitando assim futuras dificuldades”, disse Fernanda.

A servidora também lembrou que o Sipac já suporta esse tipo de tramitação, mas a única diferença é que se antes o sistema era utilizado no Ifal apenas como forma de controle dos trâmites, agora, por meio dele, será possível realizar todo o processo de forma eletrônica. Além da celeridade, tal medida visará a economia na execução dos procedimentos, já que em cada processo físico são utilizados de 30 a 50 páginas.

“Os ganhos para instituição são a transparência, com o acesso de toda a comunidade aos processos online, adequando o Ifal à Lei de Transparência, além da celeridade que os processos ganham, porque agora os servidores poderão despachar de qualquer lugar, já que o o Sipac é acessível por meio de smartphone, por exemplo. Então, se um responsável que estiver viajando precisar assinar um documento, ele poderá despachá-lo, mesmo longe da instituição”, explica Fernanda.