“O orçamento é o que move toda uma instituição”, afirma Heverton Andrade, pró-reitor de Administração do Ifal

Por Thomaz Braga*

Conduzida pelo pró-reitor Heverton Andrade, a Pró-Reitoria de Administração (Proad) do Instituto Federal de Alagoas (Ifal) concretizou a reestruturação de processos burocráticos e operacionais nos últimos sete anos, impactando diretamente em seus valores de transparência e compromisso com a sustentabilidade.

Egresso do curso técnico em Edificações do Campus Palmeira dos Índios, Heverton, que assumiu a titularidade da pasta em junho de 2019, aponta que diferentemente das áreas finalísticas da instituição (Ensino, Pesquisa e Extensão), a Proad atua de forma estratégica, como suporte logístico e financeiro para que a educação aconteça na ponta. “A função da Pró-Reitoria de Administração, a gente considera como sendo uma função-meio. Nós viabilizamos o atingimento dos objetivos institucionais”.

“Eu costumo dizer que a Pró-Reitoria de Administração está funcionando bem quando ninguém a percebe", revela Andrade. O gestor pondera que o papel fundamental do setor é evitar que o trabalho se torne evidente apenas se houver alguma falha nos processos de abastecimento e infraestrutura. “O aluno chega todos os dias na sala de aula para ter, claro, o objeto do seu estudo, e ele não percebe que ali tudo tem a Proad no meio”. O pró-reitor acredita que as mudanças realizadas em sua gestão são responsáveis por deixar esse trabalho imperceptível, cada vez mais eficiente. 

Transparência e eficiência com o sistema Contratos.gov.br

A consolidação da transição ecológica e tecnológica das contratações do Ifal atingiu seu ápice em 2021, quando a instituição passou a adotar uma política de Contratos 100% Digitais integrados diretamente ao sistema Contratos.gov.br, do Governo Federal. 

Sendo uma das primeiras instituições a aderir integralmente à ferramenta, a Proad descentralizou fluxos de trabalho e extinguiu a necessidade de deslocamentos físicos para a coleta de assinaturas de fornecedores e gestores.

“Essa ferramenta está atrelada a princípios de transparência", avalia Andrade, destacando a facilidade para o controle social. "Na ferramenta do Contratos.gov.br, você vai direto em dados contratuais. Você não precisa necessariamente saber o número do processo, pode entrar lá com diversos filtros: o nome do fornecedor, o nome da empresa, o CNPJ, ou algum dado que você tenha em relação à informação que precisa".

A desmaterialização e a segurança jurídica nas contratações também geraram reflexos positivos na responsabilidade ambiental da autarquia. Segundo o diretor de Compras do Ifal, Daniel Cabral, a sustentabilidade foi um dos principais benefícios práticos observados na rotina institucional. 

“Essa mudança não apenas diminuiu custos para a instituição, como também contribuiu para uma gestão pública mais sustentável e alinhada às boas práticas de responsabilidade ambiental, sem comprometer a segurança e a transparência dos processos administrativos”, pontua o diretor.

Implantação da tramitação eletrônica de processos 

Os movimentos iniciais em direção ao conceito de “papel zero” ganharam força em março de 2020, por meio da implantação definitiva da tramitação eletrônica de processos internos no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). 

Para que a transição ocorresse com sucesso, a Proad e a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) promoveram capacitações e treinamentos para abranger a maioria absoluta dos docentes e técnico-administrativos.

Heverton Andrade relembra o volume excessivo de materiais acumulados antes da digitalização dos trâmites administrativos. “Nós tínhamos ali, naquela ocasião, uma quantidade enorme de papel sendo utilizado; os processos tramitavam todos de forma física. Tínhamos processos que ocupavam vários volumes. Para movimentar determinados fluxos, a gente saía com 14, 15 pastas AZ lotadas de papel para um único processo”.

A migração para o meio digital ocorreu poucas semanas antes do avanço da pandemia da Covid-19 e do estabelecimento do distanciamento social no estado, revelando uma funcionalidade crucial para a sobrevivência das rotinas do instituto. 

“Ninguém nunca imaginava que ia ter um isolamento social por conta de uma pandemia. A gente implantou a tramitação eletrônica de processos, e eu não tenho os dados precisos, mas foi uma ou duas semanas depois que se instalou o isolamento. Foi algo que iniciamos antes e, com a chegada da pandemia, percebemos mais essa vantagem”, relata o pró-reitor, ressaltando que o sistema permitiu a continuidade imediata das atividades de forma remota. 

Democracia de dados com o Painel Orçamentário 

Ampliando o compromisso prático com a governança pública e a prestação de contas, a Proad lançou oficialmente, em 2023, o Painel de Informações Orçamentárias e Financeiras do Ifal. 

A plataforma digital foi estruturada com o objetivo de traduzir dados e relatórios contábeis de alta complexidade em gráficos didáticos e interativos, abrindo caminho para que servidores, estudantes e a sociedade civil acompanhem em tempo real a aplicação de cada centavo na instituição.

O pró-reitor contextualiza que a transparência ativa é vital para empoderar a sociedade sobre a realidade financeira da educação federal. “Nós só conseguiremos executar nossa missão institucional se tivermos orçamento suficiente para dar conta de todos os desafios que precisam ser superados. E a sociedade como um todo precisa conhecer isso, saber como está sendo aplicado o recurso do Instituto Federal de Alagoas”.

Para Andrade, essa política tem um propósito claro: “mostrar ao cidadão onde e como estão sendo aplicados os recursos do Ifal”.

7 Anos de Gestão 

Esta reportagem faz parte de uma série especial comemorativa  aos sete anos da gestão do reitor Carlos Guedes e das áreas sistêmicas à frente do Instituto Federal de Alagoas. Ao longo da série, apresentaremos as conquistas, avanços e os bastidores das ações que consolidaram o Ifal como uma instituição pública de excelência, inclusiva e socialmente referenciada em Alagoas e no Brasil. 

*Sob a supervisão de Alexandre Abreu, jornalista