QUAL A DIFERENÇA ENTRE NATUREZA OSTENSIVA E RESTRITA NOS PROCESSOS E DOCUMENTOS DO SIPAC?

A natureza se refere ao nível de acesso que os processos e documentos cadastrados podem ter:

OSTENSIVO: permite que processo e seus documentos assinados sejam visíveis aos servidores e colaboradores logados no Sipac.

RESTRITO: permite a visualização apenas pelos setores pelos quais o processo tramita e aos interessados do processo, quando servidores do Ifal.

É POSSÍVEL INICIAR O CADASTRO DE UM PROCESSO E DEIXÁ-LO SALVO COMO UM "RASCUNHO" PARA FINALIZAR A CRIAÇÃO DEPOIS?

Sim, a função que deve ser utilizada para isso é “ABRIR PROCESSO”. Com essa função o usuário registrará os dados gerais do processo e seus interessados. Ao concluir esse registro, aparecerá um link para inclusão de documentos. Caso não queira incluir documentos nesse momento o processo ficará com a situação “aberto” na seção “PROCESSOS ABERTOS NA UNIDADE”, permitindo que inclua documentos a qualquer momento. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Abrir Processo”.

Caso todos os documentos que deseja inserir estejam em PDF é possível utilizar a função "ADICIONAR DOCUMENTOS EM LOTE", dessa forma será possível inserir até 10 arquivos no mesmo momento. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Adicionar Documentos em Lote a Processos”.

COMO PROCEDER SOBRE OS PROCESSOS JÁ EXISTENTES NO FORMATO FÍSICO?

Para os processos físicos há duas opções, eles podem ser convertidos para eletrônicos, sendo que, após a digitalização os volumes físicos são encerrados e a continuidade dos processos se dão eletronicamente, ou podem continuar tramitando fisicamente, até a sua finalização. Cabe ao setor que está com o processo analisar qual a melhor alternativa para o processo.

A QUEM COMPETE ABRIR OS PROCESSOS ONDE O(A) INTERESSADO(A) É O(A) ALUNO(A)?

Essa competência varia de acordo com a estrutura de cada Campus. Nos campi que possuem setor de protocolo, este compete registrar os processos não somente de alunos, mas de demais usuários externos. Já os que não possuem setor de protocolo, cabe à Direção Geral definir de quem será essa competência, sugere-se que para atendimento de alunos seja o setor responsável pelo apoio acadêmico.

HÁ COMO ENVIAR MEMORANDO PARA SERVIDORES QUE NÃO OCUPEM CARGOS DE CHEFIA?

Memorandos são comunicações oficiais entre setores de um mesmo órgão, sendo assim os memorandos eletrônicos do Sipac podem ser enviados para todos os servidores ou apenas para a chefia de um determinado setor. O e-mail institucional é a ferramenta oficial para comunicação entre servidores ou de servidores com o público externo para tratar de assuntos laborais. Sendo assim, caso queira se comunicar diretamente com um servidor que não ocupa cargo de chefia sugerimos a utilização de e-mail institucional.

COMO ALTERAR A NATUREZA DE UM PROCESSO DE RESTRITO PARA OSTENSIVO?

Na versão atual do Sipac não é possível alterar a natureza de processos. Nos casos em que é sabido que o processo deve iniciar restrito e torná-lo ostensivo em alguma etapa posterior, deve-se cadastrar o processo como ostensivo e manter os documentos como restritos, pois assim, os documento poderão ser alterados de restrito para ostensivo e vice-versa.

ASSINEI UM DOCUMENTO E ME ARREPENDI, TEM COMO ANULAR ESSA ASSINATURA?

Uma vez que todos os assinantes tenham assinado o documento, não é possível cancelá-la. Caso seja um documento constante em um processo e este processo se encontre em seu setor, é possível cancelar o documento assinado. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cancelar Documento em Processo”.

É POSSÍVEL ALTERAR DOCUMENTOS CADASTRADOS?

É possível alterar documentos cadastrados desde que ainda não tenham sido  assinados. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse os tutoriais “Alterar Documento Criado no Sipac” e “Alterar Documento Anexado como Arquivo Digital”.

Não é possível alterar documentos já assinados. Caso seja necessário, é possível cancelar um documento já assinado desde que atenda alguns requisitos e depois de o servidor verificar se o documento em questão não foi citado ou utilizado como referência para tomada de decisões no processo. Neste caso, o mais prudente será inserir um despacho informando o problema do documento e inserindo um novo documento retificado a informação que está incorreta. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cancelar Documento em Processo”.

SE UM PROCESSO FOR ENVIADO AO MEU SETOR E SEUS DOCUMENTOS NÃO ESTIVEREM ASSINADOS, EU CONSIGO RECEBÊ-LO?

Caso o processo esteja com a situação "Pendente de Assinatura", só ficará disponível para recebimento após todos os documentos serem assinados.

PRECISO INSERIR OS DOCUMENTOS TODOS DE UMA VEZ NO MOMENTO DE CADASTRAR O PROCESSO?

A função “CADASTRAR PROCESSO” exige que o usuário informe os dados gerais do processo, os interessados, o destino, e insira toda a documentação inicial do processo. Essa função é recomendada para quem já está com toda a documentação preparada e deseja efetuar todas as etapas listadas. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cadastrar Processo”.

Caso não esteja com todos os documentos para cadastrar o processo, e deseja inserir aos poucos a documentação ou quer manter o processo no setor, sem realizar a movimentação ao concluir as etapas, utilize a função "ABRIR PROCESSO". Essa função vai pedir que o usuário informe os dados gerais e interessados para abertura do processo, mantendo o processo com a situação de “Aberto” no setor do usuário, para que posteriormente sejam inseridos os documentos e realize a movimentação. É importante ressaltar que mesmo nessa função os documentos devem ser inseridos na ordem correta, posteriormente não será possível alterar a ordem dos documentos inseridos. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Abrir Processo”.

COMO VISUALIZAR PROCESSOS FÍSICOS PELA MESA VIRTUAL?

Por padrão o filtro “Eletrônicos” fica ativo na Mesa Virtual, para visualizar processos físicos desabilite esse filtro que está localizado no canto superior esquerdo da tela e serão listados todos os processos, sejam físicos ou eletrônicos.

POSSO ALTERAR OU CANCELAR UM ENCAMINHAMENTO DE UM DOCUMENTO OU PROCESSO?

Sim, é possível alterar ou cancelar encaminhamento de documentos e processos que ainda não foram recebidos pelo setor de destino. Caso seja a primeira movimentação do processo, só será permitida a alteração, caso precise que volte para o seu setor, entre em contato com o setor de destino e solicite que devolva o processo.

COMO REMOVER UM DOCUMENTO DE UM PROCESSO ELETRÔNICO?

Há três formas de remover um documento de um processo eletrônico, são elas: cancelar, desentranhar ou desmembrar.

CANCELAR: o documento é removido do processo e não fica mais disponível no sistema, não deixando registros do cancelamento no processo, que poderá ser consultado apenas por meio de auditoria e, caso tenha documentos depois do documento cancelado, os números de ordem serão alterados. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cancelar Documento em Processo”.

DESENTRANHAR: o documento continua válido como documento avulso, recebendo um número único de protocolo (NUP) próprio, caso não tenha, podendo ser juntado a outro processo ou ser tramitado individualmente. No processo fica registrada a retirada do documento e, caso tenha documentos depois do documento desentranhado, os números de ordem permanecerão os mesmos. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Desentranhar Documento(s) de Processo”.

DESMEMBRAR: o documento dá origem a um novo processo. No processo fica registrada a retirada do documento e, caso tenha documentos depois do documento desmembrado, os números de ordem permanecerão os mesmos. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Desmembrar Documento(s) de Processo”.

COMO VISUALIZAR PROCESSOS E DOCUMENTOS RESTRITOS NO MEU SETOR?

O gerenciamento de acesso aos processos e documentos restritos deve ser feito pela chefia do setor. Esse gerenciamento pode permitir que os demais servidores do setor tenham acesso aos documentos e processos restritos que são criados ou que são tramitados para o setor. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Gerenciar Permissão para Visualizar Processos e Documentos Restritos”.

É POSSÍVEL CRIAR MODELOS DE DOCUMENTOS PARA SEREM UTILIZADOS POSTERIORMENTE PELO MEU SETOR?

Sim, é possível criar modelos de documentos. Para criar mais de um modelo para o mesmo tipo de documento ou criar um modelo que será de uso apenas do setor, deve ser feito pelos servidores que os utilizarão, sendo que ficarão disponíveis a todos do mesmo setor. Modelos criados pelo setor estarão disponíveis por meio da opção “Carregar Modelo Unidade” durante o processo de criação de um novo documento ou “Adicionar Novo Documento a Partir de Modelo” na visualização de um processo pela Mesa Virtual. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cadastrar Modelos de Documentos”.

Caso o modelo seja amplamente utilizado no Ifal, o cadastro deverá ser solicitado para a Coordenação de Protocolo/PROAD pelo e-mail cpa.reitoria@ifal.edu.br, anexando o modelo em formato editável.

O QUE SIGNIFICA O CAMPO “TIPO DE DOCUMENTO” DURANTE O PROCESSO DE CRIAÇÃO DE UM NOVO DOCUMENTO?

Os “Tipos de Documentos” são as nomenclaturas cadastradas no Sipac para controle dos documentos que são cadastrados e para auxiliar nas buscas e facilitar o acesso a eles.

Para cadastro ou exclusão de novos tipos documentais, entrar em contato com a Coordenação de Protocolo/PROAD pelo e-mail cpa.reitoria@ifal.edu.br.

O QUE SIGNIFICA O CAMPO “CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO” OU “CLASSIFICAÇÃO DO PROCESSO” DURANTE O PROCESSO DE CRIAÇÃO DE UM NOVO DOCUMENTO OU PROCESSO?

A classificação diz respeito a classificação arquivística, sendo atribuída com base no assunto do documento ou processo, que serve para controle e acesso, assim, é possível controlar seus prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e determinar sua destinação final, podendo ser a guarda permanente ou a eliminação. Os códigos relativos à área-meio é o mesmo para todos os órgãos do Poder Executivo Federal e à área-fim para todas as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

O campo “Classificação do Documento” é obrigatório para a criação de documentos avulsos. Já o campo “Classificação do Processo” é facultativo no momento da criação de processos.

COMO FUNCIONA A OPÇÃO “CIÊNCIA DE PROCESSOS”?

A ciência de processos permite solicitar que qualquer servidor do Instituto declare ter conhecimento de determinado processo. Além de declarar ciência, também é possível permitir que o usuário em questão possa acessar os documentos restritos do processo e/ou adicionar novos documentos ao processo. Estas últimas opções só podem ser solicitadas pelos servidores com perfis de Chefe, Vice-Chefe ou Secretário do setor. Dessa forma não é necessário tramitar o processo para que o usuário declare ciência ou insira novos documentos ao processo. Para maiores informações sobre essas funcionalidades acesse os tutoriais “Solicitar Ciência em Processo” e “Declarar Ciência em Processo”.

COMO BUSCAR PROCESSO QUE JÁ DEI ENTRADA?

Para servidores logados no Sipac, é possível buscar processos pela consulta de processos, tanto pela Mesa Virtual, quanto pelo Menu ou Portal Administrativo, utilizando diversos filtros ou combinações de filtros, como número do processo, nome do interessado, data de cadastro, tipo de processo, etc. Ao localizar o processo desejado, será possível visualizar em qual setor o processo está. Caso o processo seja ostensivo, qualquer servidor poderá ver seus documentos. Se o processo for restrito, apenas o interessado e os setores pelos quais o processo tramitou, poderão visualizar os documentos do processo.

Para o público geral, é possível buscar por um processos pelo Portal Público do Sipac, utilizando o número do processo, nome do interessado ou matrícula/CPF/CNPJ do interessado. Ao localizar o processo desejado, será possível visualizar os dados gerais, a movimentação, e a lista de documentos cadastrados no processo (o conteúdo não é permitido o acesso).

É POSSÍVEL ENCAMINHAR UM PROCESSO PARA UM SERVIDOR EM ESPECÍFICO OU SÓ PARA SETORES?

A tramitação de processos é sempre entre setores, sendo assim, caso tenha a necessidade de que algum servidor específico ou cargo efetue alguma ação no processo, especifique no despacho.

Caso a necessidade de envio de um processo para algum servidor específico seja por motivo de inclusão de documentos em processo de cunho pessoal, deve-se solicitar a ciência do servidor em questão e permitir que ele anexe documentos ao processo. Essa ação não exige a tramitação do processo para o setor do interessado. Para maiores informações sobre essas funcionalidades acesse os tutoriais “Solicitar Ciência em Processo” e “Declarar Ciência em Processo”.

COMO FUNCIONA A OPÇÃO “GRUPO DE ASSINANTES”?

A função “Grupos de Assinantes” permite selecionar servidores e adicioná-los em listas preestabelecidas de assinantes de documentos. Dessa forma, quando um documento necessitar da assinatura deste grupo, não será necessário selecionar cada nome individualmente, selecionando o grupo, todos os servidores que estão no grupo, serão selecionados para assinatura. Ex.: Servidores membros de comissões, grupos de trabalho, etc. Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Cadastrar Grupo de Assinantes”.

COMO FUNCIONA A OPÇÃO “GRUPO DE TRABALHO”?

A opção “Grupo de Trabalho” permite a cooperação entre servidores do mesmo setor ou de setores distintos para trabalharem simultaneamente em processos específicos no Sipac, sem a necessidade de ficar tramitando o processo para o setor de cada servidor.

A criação de grupos de trabalho pode ser feita pelos chefes dos setores.

A opção “Grupo de Trabalho” irá aparecer na lista suspensa de seções da Mesa Virtual localizada no canto superior esquerdo dentro da tela.

COMO FUNCIONA A FUNÇÃO AUTUAR PROCESSO?

A opção possibilita resgatar um documento avulso gerado no Sipac para abertura de processo com capa, preservando, inclusive, o mesmo número de protocolo (exemplo: Memorando Eletrônico). Para maiores informações sobre essa funcionalidade acesse o tutorial “Autuar Processo”.

QUAL A VALIDADE DA ASSINATURA CADASTRADA, UTILIZADA NO SIPAC, COM LOGIN E SENHA?

A assinatura cadastrada é o tipo de assinatura eletrônica válida para o âmbito do Ifal para assinatura de documentos cadastrados no Sipac. Ela é baseada em prévio credenciamento de acesso ao usuário, com fornecimento de senha pessoal e intransferível.